Sala de reunião: entenda o que considerar ao montar a sua

sala de reunião

Realizar reuniões rápidas tem se tornado uma realidade cada vez mais constante nas organizações. Por isso, as salas de reunião precisam ser modernas e dinâmicas, para atender às necessidades do dia a dia, proporcionando a devida produtividade e auxiliando na obtenção dos resultados desejados.

Seja para alinhamento, encontro com clientes, apresentação de resultados, brainstorms, projetos ou treinamentos, a sala de reunião é um importante ambiente dentro da empresa. Assim, deve ser estrategicamente pensada para ter o máximo de funcionalidade e dar ênfase à colaboração e humanização dos espaços.

Acompanhe este texto e saiba como montar uma sala de reunião funcional e compreenda quais são os principais benefícios dessa ação!

Qual a importância de investir em uma sala de reunião adequada?

Um bom espaço para reuniões permite que a empresa mostre aos clientes, parceiros e colaboradores quais são os valores da organização. Um conceito que tem ganhado força é o de huddle room, pequenas salas de reuniões com recursos necessários para uma conversa rápida e produtiva, equipadas com tecnologia para transmissão e exibição, tornando as reuniões a distância mais eficientes. Isso ajuda a reforçar a imagem de uma organização ágil, eficaz e moderna.

Uma das vantagens do huddle room é poder criar o ambiente de acordo com o negócio da empresa, considerando os assuntos que serão discutidos na sala. Contudo, alguns tipos de atividades exigem uma sala mais reservada, para tratar assuntos sigilosos ou mais focados. Então, no momento do projeto, é importante analisar quais as finalidades das salas para projetá-las adequadamente.

Qualidade das reuniões

O sucesso das reuniões depende de muitos fatores, mas o principal deles é o conforto e a eficiência dos ambientes. Nenhum cliente ou colaborador será capaz de se concentrar se estiver desconfortável, em uma sala muito quente e pouco ventilada. Tais problemas podem gerar desatenção e, até mesmo, influenciar negativamente nas decisões tomadas. Por isso, fatores como iluminação, climatização, funcionalidade e mobiliário adequado devem ser observados e planejados corretamente.

O que você pensaria de uma empresa que apresenta espaços inadequados, descuidados ou com mobiliário desconexo? Provavelmente que ela não recebe investimentos, que seus proprietários não são comprometidos e a gestão deve ser ineficiente. Você gostaria de se envolver com um negócio com esse perfil? Certamente não.

Por isso, o ambiente deve ser acolhedor, estimulante e confortável, com sofás convidativos, focados no bem-estar. Isso tende a deixar o clima da reunião mais leve. Até mesmo no momento de assinar o contrato, a probabilidade do cliente fechar negócio e ser mais flexível nesse tipo de ambiente é maior que em uma sala tradicional.

Para isso, várias medidas práticas podem ser tomadas, como:

  • iluminação adequada — luz difusa distribuída uniformemente pelo ambiente, natural ou artificial;
  • ventilação natural e artificial adequada, a fim de manter ambientes confortáveis e que promovam bem-estar;
  • implementação do design biofílico e espaços verdes;
  • mobiliário ergonômico.

Como equipar sua sala de reuniões?

Além do foco estético, as salas de reuniões devem ser bastante funcionais. Para tanto, planeje o mobiliário de acordo com as atividades que ocorrerão nelas. Em geral, você deverá sempre se preocupar com os seguintes itens.

Mesas

As mesas devem apresentar altura adequada, seguindo as regras de ergonomia para o desenvolvimento do trabalho com mais qualidade. Além disso, devem acomodar pessoas sentadas lado a lado de forma confortável — sem ficarem muito distantes ou próximas demais, como também oferecer apoio para papéis, tablets, notebooks e outros itens.

Cadeiras

Assim como as mesas, as cadeiras também devem ser escolhidas com foco no conforto do usuário. Também, é importante que apresentem uma boa disposição tanto para reuniões rápidas como para as mais longas.

O mobiliário adequado deve seguir as regras de ergonomia estabelecidas pela NR17 e deve ter:

  • apoio para os braços, a fim de permitir o alívio da tensão nos ombros e no pescoço;
  • encosto para a cabeça;
  • estofado com uma espuma espessa, de boa densidade para evitar dores no quadril;
  • possibilidade de ajuste conforme a altura do usuário.

Outro aspecto importante a considerar é a adaptação ao tipo de uso. Em caso de necessidade de maior movimentação e dinamismo, as cadeiras giratórias com rodízios são ótimas opções. Para atividades mais comuns, o modelo com base fixa pode ser usado.

Computadores, tablets, projetores e outros equipamentos eletrônicos

Reuniões de planejamento, resultados ou mesmo de alinhamento são feitas muitas vezes de forma expositiva, demonstrando os dados em gráficos e tabelas ou também em formato de videoconferência. Diante dessas situações, as salas de reunião devem conter televisão ou tela com projetor digital com boa resolução e captação de som, para permitir o compartilhamento das informações de forma mais rápida e clara.

Entretanto, somado a isso, com a digitalização dos processos e o avanço tecnológico atual, independentemente do tipo de reunião, a tecnologia e a conectividade em uma sala de reunião se tornaram essenciais — seja favorecendo pesquisas rápidas, treinamentos, videoconferências, entre outras atividades.

Outros móveis e equipamentos

Por fim, é preciso considerar as necessidades específicas da sua empresa para as outras peças do mobiliário. As estantes podem ser utilizadas para armazenar documentos e objetos frequentemente utilizados. Já os sofás corporativos são interessantes para quando você quiser criar um ambiente de reunião mais descontraído e aconchegante.

Em alguns casos, contar com uma máquina de café e um frigobar é interessante, a fim de promover maior conforto aos colaboradores, visitantes e clientes — principalmente quando as reuniões e atividades desempenhadas na sala de reuniões são mais extensas.

Quais as principais dicas de como montar uma sala de reunião adequada

Agora, veja como você pode preparar um espaço adequado na sua empresa. Confira!

Defina as cores

As cores são importantes não só do ponto de vista estético, elas transmitem sensações ao cérebro e comunicam informações como: solidez, criatividade, seriedade, entre outras. Por exemplo, o azul promove maior tranquilidade e harmonia. Já o amarelo: descontração e alegria.

Enquanto isso, tons neutros e escuros, como marrom, cinza e preto, proporcionam sensações relacionadas a seriedade, estabilidade, integridade e respeito. Portanto, a escolha das cores pode impactar nas sensações e na concentração das pessoas— tornando a sala de reuniões um ambiente mais agradável, tanto visualmente como do ponto de vista emocional.

Prepare o local para videoconferências

Com a avanço da tecnologia, as videoconferências se tornaram mais frequentes, evitando o deslocamento de um grande número de pessoas envolvidas, ajudando a aproximar pessoas e agilizar as decisões. Sendo assim, é importante ter bons equipamentos com alta qualidade de vídeo e conectividade de internet. Também é importante a compatibilidade e a facilidade de uso de demais máquinas e aparelhos.

Otimize o espaço

Já falamos um pouco a respeito da otimização do espaço e como isso é possível por meio da contratação de um arquiteto ou designer de interiores que definirá o layout e componentes da sala de acordo com o uso e objetivos de cada empresa.

Entretanto, é importante destacar que, caso a utilização da sala não seja tão frequente para reuniões, o espaço pode ser otimizado para atender diferentes usos como treinamentos, atendimento a clientes, reuniões estratégicas e entre equipes, entre outros.

Opte por móveis e equipamentos de qualidade

Ao escolher o mobiliário, é imprescindível que tanto os móveis como os demais equipamentos sejam de qualidade. Assim, será possível transmitir a mensagem adequada ao cliente, obter um ambiente harmônico como também obter economia — por consequência da durabilidade.

Entretanto, a qualidade dos móveis não se resume apenas a durabilidade, aparência e acabamento — conforto e adequação às normas técnicas também estão diretamente relacionadas a esse aspecto. Sendo assim, ao escolher os móveis, é essencial que considerar as normas e a ergonomia.

Quais fatores devem ser considerados?

Antes de escolher o mobiliário, é preciso observar alguns aspectos do ambiente onde serão feitas as reuniões. A seguir, vamos falar dos principais.

Tamanho

Tanto para os huddle rooms como para as salas tradicionais, é preciso, antes de tudo, avaliar qual função será dada a cada espaço. Com base nisso, é possível considerar o tamanho ideal para adequar o mobiliário.

Outra dica importante é escolher o mobiliário multifuncional para compor esses ambientes. Dessa forma, fica mais fácil adaptá-lo, caso seja necessário modificar o objetivo da sala em algum momento. Para não errar na escolha, busque por um bom fornecedor, que ofereça uma consultoria completa.

Acústica

Para as salas mais reservadas, onde são tratados assuntos confidenciais ou sejam efetuados trabalhos extremamente focados, o isolamento acústico precisa de atenção especial. Isso para evitar que o som da sala saia do ambiente. O contrário também deve ser evitado para não interferir internamente.

É importante que isso seja observado pelo arquiteto durante o projeto, para garantir que o andamento das reuniões ocorra sem interferências. Para as salas integradas aos demais ambientes, o revestimento do mobiliário pode ser uma opção e oferecer conforto acústico, reduzindo os ruídos no ambiente.

Climatização

A Norma Regulamentadora 17 estabelece que todo ambiente corporativo apresente uma temperatura entre 20º e 23ºC. Dentro dessa faixa, os colaboradores poderão trabalhar em um ambiente agradável. Essa medida é essencial para manter a concentração durante as reuniões, considerando que as reações do nosso corpo em relação às variações de temperatura são muito incômodas e desviam recursos da nossa cognição a fim de restabelecer o conforto térmico.

Acomodação

Por fim, há a questão essencial da acomodação. Todos deverão estar confortáveis no espaço, ou seja, todos os equipamentos que compõem o ambiente devem apresentar ergonomia com foco no bem-estar e devem facilitar a movimentação das pessoas durante o encontro.

Desse modo, clientes e colaboradores ficarão mais confortáveis durante as reuniões e tomadas de decisão, além de ficarem impressionados com sua preocupação em oferecer espaços focados no bem-estar. Então, aproveite as dicas e elabore um projeto especial.

Como você pôde ver, montar uma sala de reunião que proporciona conforto, bem-estar e qualidade, além de comunicar seriedade aos colaboradores, visitantes e clientes, também comunica respeito para com as pessoas — uma vez que o bem-estar delas foi pensado e valorizado. Isso impacta diretamente nas relações e na produtividade das reuniões, além de possibilitar o bom aproveitamento do ambiente.

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