Realizar reuniões rápidas tem se tornado uma realidade cada vez mais constante nas organizações. Por isso, as medidas das salas de reunião precisam ser modernas e dinâmicas, a fim de atender às necessidades do dia a dia, proporcionando a devida produtividade e auxiliando na obtenção dos resultados desejados, sem que seja necessário reconfigurar tudo a cada dia.
Para alinhamentos, encontros com clientes, apresentações de resultados, brainstorms, projetos ou treinamentos, a sala de reunião é um importante ambiente dentro da empresa. Assim, deve ser estrategicamente pensada para ter o máximo de funcionalidade e dar ênfase à colaboração e à humanização dos espaços. Em longo prazo, mesmo pequenas mudanças podem ter um grande impacto em seus resultados.
Continue a leitura deste texto, saiba como montar uma sala de reunião funcional e compreenda quais são os principais benefícios dessa ação!
Qual a importância de investir em uma sala de reunião adequada?
Um bom espaço para reuniões permite que a empresa mostre aos clientes, parceiros e colaboradores quais são os valores da organização.
Um conceito que tem ganhado força é o de huddle room, que está relacionado a pequenas salas de reuniões com recursos necessários para uma conversa rápida e produtiva, equipadas com tecnologia para transmissão e exibição, tornando as reuniões a distância mais eficientes. Isso ajuda a reforçar a imagem de uma organização ágil, eficaz e moderna.
Uma das vantagens do huddle room é poder criar o ambiente de acordo com o negócio da empresa, considerando os assuntos que serão discutidos na sala. Contudo, alguns tipos de atividades exigem uma sala mais reservada para tratar de temas sigilosos ou mais focados. Então, no momento do projeto, é importante analisar quais as finalidades dos espaços para projetá-los adequadamente.
Qualidade das reuniões
O sucesso das reuniões depende de muitos fatores, mas os principais são o conforto e a eficiência dos ambientes. Nenhum cliente ou colaborador será capaz de se concentrar se estiver desconfortável, em uma sala muito quente e pouco ventilada.
Tais problemas podem gerar desatenção e, até mesmo, influenciar negativamente as decisões tomadas. Por isso, alguns fatores, como iluminação, climatização, funcionalidade e mobiliário adequado, devem ser observados e planejados corretamente.
O que você pensaria de uma empresa que apresenta espaços inadequados, descuidados ou com um mobiliário desconexo? Provavelmente que ela não recebe investimentos, que os seus proprietários não são comprometidos e que a gestão deve ser ineficiente. Você gostaria de se envolver em um negócio com esse perfil? Certamente não.
Por isso, o ambiente deve ser acolhedor, estimulante e confortável, com sofás convidativos, focados no bem-estar. Isso tende a deixar o clima da reunião mais leve. Até mesmo no momento de assinar o contrato, a probabilidade de o cliente fechar negócio e ser mais flexível nesse tipo de ambiente é maior do que em uma sala tradicional.
Para isso, várias medidas práticas podem ser tomadas, como:
- manter uma iluminação adequada — uma luz difusa distribuída uniformemente pelo ambiente, natural ou artificial;
- ter uma ventilação natural e artificial apropriada, a fim de manter ambientes confortáveis e que promovam o bem-estar;
- implementar um design biofílico e espaços verdes;
- ter um mobiliário ergonômico.
Como equipar a sala de reuniões?
Além do foco estético, as salas de reuniões devem ser bastante funcionais. Para tanto, planeje o mobiliário de acordo com as atividades que ocorrerão ali. Em geral, você deverá sempre se preocupar com os itens elencados a seguir.
Mesas
As mesas devem apresentar uma altura adequada, seguindo as regras de ergonomia para o desenvolvimento do trabalho com mais qualidade. Além disso, devem acomodar pessoas sentadas lado a lado de forma confortável — sem deixá-las muito distantes ou próximas demais — e oferecer apoio para papéis, tablets, notebooks e outros itens.
Cadeiras
Assim como as mesas, as cadeiras também devem ser escolhidas com foco no conforto do usuário. Ainda é importante que apresentem uma boa disposição, tanto para reuniões rápidas quanto para as mais longas.
O mobiliário adequado deve seguir as regras de ergonomia estabelecidas pela NR 17 e deve ter:
- apoio para os braços, a fim de permitir o alívio da tensão nos ombros e no pescoço;
- encosto para a cabeça;
- estofado com uma espuma espessa e de boa densidade para evitar dores no quadril;
- possibilidade de ajuste conforme a altura do usuário.
Outro aspecto importante a considerar é a adaptação ao tipo de uso. Em caso de necessidade de maior movimentação e de dinamismo, as cadeiras giratórias com rodízios são ótimas opções. Para atividades mais comuns, o modelo com base fixa pode ser usado.
Computadores, tablets, projetores e outros equipamentos eletrônicos
Reuniões de planejamento, de resultados ou mesmo de alinhamento são feitas muitas vezes de forma expositiva, demonstrando os dados em gráficos e tabelas ou também em formato de videoconferência. Diante dessas situações, as salas devem conter televisão ou tela com projetor digital com uma boa resolução e com captação de som para permitir o compartilhamento das informações de forma mais rápida e clara.
Entretanto, somado a isso, com a digitalização dos processos e o avanço tecnológico atual, independentemente do tipo de reunião, a tecnologia e a conectividade em uma sala para esse propósito se tornaram essenciais — por exemplo, favorecendo pesquisas rápidas, treinamentos, videoconferências, entre outras atividades.
Outros móveis e equipamentos
Por fim, é preciso considerar as necessidades específicas da empresa para as outras peças do mobiliário. As estantes podem ser utilizadas para armazenar documentos e objetos frequentemente utilizados. Já os sofás corporativos são interessantes para quando você quiser criar um ambiente de reunião mais descontraído e aconchegante.
Em alguns casos, contar com uma máquina de café e um frigobar é interessante, a fim de promover maior conforto aos colaboradores, visitantes e clientes — principalmente quando as reuniões e as atividades desempenhadas na sala são mais extensas.
Quais as principais dicas de como montar uma sala de reunião adequada?
Ter os materiais certos em mãos é apenas metade do caminho. Afinal, para que todos eles funcionem adequadamente, os móveis precisam estar bem alinhados entre si, sendo implementados com propósito e com organização. Veja, a seguir, como você pode preparar um espaço adequado na empresa.
Defina as cores
As cores são importantes não só do ponto de vista estético, já que transmitem sensações ao cérebro e comunicam informações, como solidez, criatividade, seriedade, entre outras. Por exemplo, o azul promove maior tranquilidade e harmonia; já o amarelo, descontração e alegria.
Enquanto isso, tons neutros e escuros, como marrom, cinza e preto, proporcionam sensações relacionadas à seriedade, à estabilidade, à integridade e ao respeito. Portanto, a escolha das cores pode impactar as sensações e a concentração das pessoas, tornando a sala de reuniões um ambiente mais agradável, tanto visualmente quanto do ponto de vista emocional.
Prepare o local para videoconferências
Com o avanço da tecnologia, as videoconferências se tornaram mais frequentes, evitando o deslocamento de um grande número de pessoas envolvidas, ajudando a aproximar os colegas de trabalho e a agilizar as decisões. Sendo assim, é importante ter bons equipamentos com alta qualidade de vídeo e conectividade com a internet. Ademais, é fundamental checar a compatibilidade e a facilidade de uso de demais máquinas e aparelhos.
Otimize o espaço
Já falamos um pouco a respeito da otimização do espaço e de como isso é possível por meio da contratação de um arquiteto ou de um designer de interiores, que definirá o layout e os componentes da sala de acordo com o uso e com os objetivos de cada empresa.
Entretanto, é importante destacar que, caso a utilização do local não seja tão frequente para reuniões, o espaço pode ser otimizado para atender a diferentes usos. Exemplos são treinamentos, atendimentos a clientes, reuniões estratégicas e entre equipes, entre outros.
Opte por móveis e equipamentos de qualidade
Ao escolher o mobiliário, é imprescindível que tanto os móveis quanto os demais equipamentos sejam de qualidade. Assim, será possível transmitir a mensagem adequada ao cliente, criar um ambiente harmônico e também ter mais economia — por consequência da durabilidade.
Entretanto, a qualidade dos móveis não se resume apenas à durabilidade, à aparência e ao acabamento — conforto e adequação às normas técnicas também estão diretamente relacionados a esse aspecto. Sendo assim, ao escolher os móveis, é essencial considerar as normas e a ergonomia.
Como dispor os móveis de forma correta?
A forma de dispor o mobiliário em relação às medidas da sala de reunião faz toda a diferença na qualidade do trabalho e no desempenho geral da equipe. Quanto mais atenção você tiver durante o planejamento do espaço, melhor ele poderá ser aproveitado ao longo do tempo.
Para ajudá-lo com isso, separamos, aqui, algumas dicas para melhorar o uso do ambiente. Confira!
Tenha um espaço adequado para a circulação
Algo que pode ser inconveniente em vários espaços é a forma como os móveis atrapalham a circulação das pessoas. É verdade que, em uma sala de reunião, não é esperado que todos se movimentem muito. Mas, se todas as cadeiras estiverem muito próximas da parede, por exemplo, pode dificultar o fluxo no ambiente.
Ao projetar, considere a movimentação de todas as pessoas, incluindo quem estará fazendo explanação.
Da mesma forma, é importante que haja espaço para que as pessoas tenham liberdade de se movimentar. Em reuniões muito longas, estar em uma posição desconfortável e cansativa pode afetar a produtividade das pessoas e o andamento da reunião.
Tenha cuidado com os cantos
Aproveitar os cantos da sala pode trazer mais conforto. Independentemente das medidas da sala de reunião, as arestas tendem a ser mais difíceis de aproveitar como área útil. Por isso que muitas vezes costumam ficar vazias.
Uma opção simples é dispor a mesa de forma que esses cantos sejam áreas de circulação comum ao redor da sala. Porém, há alternativas para quem deseja mais aproveitamento. Por exemplo, móveis e prateleiras nos cantos, que podem ser usados como bancadas ou para a localização de computadores, ajudam a dar mais utilidade.
Não use mais do que o necessário
É bom lembrar que móveis grandes não são necessariamente melhores. É fundamental levar em conta o formato e o tamanho da sala antes de fazer as escolhas, pois elas impactam a forma como eles serão aproveitados. Pense na eficiência e evite os excessos.
Quais fatores devem ser considerados?
Antes de escolher o mobiliário, é preciso observar alguns aspectos do ambiente onde serão feitas as reuniões. A seguir, vamos falar dos principais.
Tamanho
Tanto para os huddle rooms quanto para as salas tradicionais, é preciso, antes de tudo, avaliar qual função será dada a cada espaço. Com base nisso, é possível considerar o tamanho ideal para adequar o mobiliário.
Outra dica importante é escolher um móvel multifuncional para compor esses ambientes. Dessa forma, fica mais fácil adaptá-lo, caso seja necessário modificar o objetivo da sala em algum momento. Para não errar na escolha, busque por um bom fornecedor, que ofereça uma consultoria completa.
Acústica
Para as salas mais reservadas, onde são tratados assuntos confidenciais ou efetuados trabalhos extremamente focados, o isolamento acústico precisa de atenção especial. Isso tem o objetivo de evitar que o som da sala saia do ambiente. O contrário também deve ser evitado para que ruídos não interfiram internamente.
É importante que isso seja observado pelo arquiteto durante o projeto para garantir que o andamento das reuniões ocorrerá sem interferências. Para as salas integradas aos demais ambientes, o revestimento do mobiliário pode ser uma opção e oferecer conforto acústico, reduzindo os ruídos.
Climatização
A Norma Regulamentadora 17 estabelece que todo ambiente corporativo deve apresentar uma temperatura entre 20º e 23ºC. Dentro dessa faixa, os colaboradores poderão trabalhar em uma atmosfera agradável. Essa medida é essencial para manter a concentração durante as reuniões, considerando que as reações do nosso corpo em relação às variações de temperatura são muito incômodas e desviam os recursos da nossa cognição a fim de restabelecer o conforto térmico.
Acomodação
Por fim, há a questão essencial da acomodação. Todos deverão estar confortáveis no espaço, ou seja, todos os equipamentos que compõem o ambiente devem apresentar ergonomia com foco no bem-estar e devem facilitar a movimentação das pessoas durante o encontro.
Desse modo, clientes e colaboradores ficarão mais confortáveis durante as reuniões e tomadas de decisão, além de ficarem impressionados com a preocupação em oferecer espaços focados no bem-estar. Então, aproveite as dicas e elabore um projeto especial.
Como encontrar os melhores móveis?
Depois de pensar nos melhores móveis para as medidas da sala de reunião, o próximo passo é encontrar os mobiliários ideais para o contexto desejado. Isso tanto em termos de qualidade quanto em termos de entrega e de garantia, sejam eles móveis de linha, sejam eles feitos sob medida.
A escolha de uma boa empresa faz toda a diferença aqui. Boas cadeiras, por exemplo, exigem um bom trabalho de design e a seleção dos melhores materiais. Por isso, trabalhamos para desenvolver os modelos ideais para cada situação, incluindo reuniões de negócios.
Como você pôde ver, pensar bem nas medidas da sala de reunião e como ela proporciona conforto, bem-estar e qualidade, além de comunicar seriedade aos colaboradores, visitantes e clientes, também comunica respeito para com as pessoas — uma vez que o bem-estar delas foi pensado e valorizado. Isso impacta diretamente as relações e a produtividade das reuniões, além de possibilitar o bom aproveitamento do ambiente.
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