Escritório pós-pandemia: como se preparar para a reabertura

escritório pós pandemia

As medidas de segurança adotadas em todo o mundo durante a pandemia deverão ser mantidas até depois dela abrandar. Dessa forma, é essencial planejar e preparar os escritórios para o novo normal, a fim de atender aos cuidados necessários para oferecer segurança aos colaboradores, assim como realizar mudanças quanto ao seu funcionamento.

Ao atingir inúmeros setores de sociedade, a pandemia assumiu o leme do comando, direcionando como será o futuro, e as consequências em toda população. Quer saber como se preparar e se adequar a essa nova realidade? Então continue a leitura.

Como preparar a reabertura do escritório pós pandemia

Diversas empresas, dos mais variados segmentos e ramos, planejam o retorno às atividades e como tornar as novas medidas efetivas em seu dia a dia. O álcool em gel já se tornou obrigatório, assim como o uso de máscaras nas ruas e estabelecimentos.

Essas medidas ainda farão parte do cotidiano, por mais um tempo – não se sabe ainda ao certo até quando. Alguns setores ainda acreditam que esse novo comportamento veio para ficar. Independentemente do tempo que durar, é necessário realizar mudanças importantes como:

Aumentar a higienização

Nas empresas e escritórios, a limpeza diária ou periódica já é uma realidade comum, entretanto, essa higienização deverá ser mais frequente, principalmente em ambientes coletivos e em equipamentos compartilhados, como telefones, botões de elevador, bebedouros, entre outros.

Portanto, o indicado é aumentar a frequência em que a limpeza é realizada, tornando-a até mesmo visível aos colaboradores. Assim, estes se sentirão mais confortáveis e serão positivamente influenciados a manter os cuidados adequados.

Além disso, com a redução de pessoas em um mesmo ambiente, a tendência é que as estações de trabalho sejam multifuncionais e de multiusuários, retirando portanto elementos pessoais das mesas de trabalho, reduzindo itens e consequentemente otimizando a limpeza e higienização. Outro aspecto é a escolha dos materiais, seja dos móveis, dos elementos decorativos ou dos revestimentos. É provável que sejam trocados, aos poucos, pelos que sejam de fácil limpeza.

Modificar o layout e elementos do escritório

Ainda no sentido de facilitar a higienização e reduzir o contato, os tapetes deverão ser descartados, a distância entre as estações de trabalho e mesas deverão ser aumentadas e as divisórias terão nova função: além do isolamento acústico, serão uma ótima opção como barreiras entre as pessoas.

Também, é indicado realizar alterações como a retirada de utensílios de uso comum — seja na cozinha, nas salas de reunião e demais ambientes — bem como a retirada de móveis ou a mudança do layout a fim de proporcionar maior distanciamento entre os colaboradores.

Outra medida, é o aumento da ventilação, com novas janelas ou locais mais abertos, possibilitando a troca de ar com maior frequência.

Evitar a concentração de colaboradores em um mesmo ambiente

Visando reduzir a concentração dos trabalhadores em um mesmo ambiente, muitos escritórios estão priorizando a manutenção do trabalho a distância — o famoso home office. Outros, preparam cronogramas diferenciados, permitindo uma menor concentração de funcionários por meio de diferentes horários de chegada e de almoço, ou até mesmo dias alternados de trabalho remoto e presencial.

Além disso, por meio dessas medidas, a concentração de pessoas em elevadores, escadas e áreas comuns é evitada.

Outro aspecto importante é a manutenção das portas abertas ou automatização das mesmas, desde a porta de chegada até os banheiros. A ideia consiste em criar sistemas de acionamento automáticos, a fim de evitar e reduzir a proximidade e o contato.

Muitas empresas já tem sinalizado que irão alterar a forma de trabalho de forma definitiva, ou flexibilizar a obrigatoriedade nos escritórios, que serão menores, utilizados como apoio (os chamados escritórios conceito) podendo o colaborador escolher a forma que prefere trabalhar.

Limitar o número de clientes dentro do ambiente

Além de reduzir a concentração de colaboradores em um mesmo ambiente, e para segurança deles, é necessário limitar também o número de clientes. Para isso, diversos escritórios têm optado por incrementar seus equipamentos e realizar mais reuniões por call, seja para apresentar um projeto, uma proposta ou fazer um primeiro contato com a pessoa interessada.

Outra estratégia adotada é a de agendamento, pois assim, é possível controlar a quantidade de pessoas que estarão no local. Quando não for viável, têm-se implementado a limitação de pessoas em um ambiente. Assim, uma pessoa só pode entrar quando a outra sair — respeitando um limite máximo estipulado e seguro.

Fornecer álcool 70% para os clientes e funcionários

Para aplicar essa medida de forma eficiente é indicado pensar em um ambiente específico, como a entrada, para colocar uma estação de higienização. Além disso, escritórios e empresas devem disponibilizar álcool em gel para seus colaboradores e também aos clientes, através de totens ou frascos individuais.

Também pode ser utilizadas as estações de higienização corporal e scanners térmicos ou leitores de temperatura por meio dos raios infravermelhos.

As mudanças podem variar de empresa para empresa, de acordo com a estrutura e possibilidade de implementá-las.

Como se preparar para as transformações no mercado e na economia pós pandemia

A pandemia proporcionou diversas mudanças na rotina de trabalho e de compra de muitas pessoas e acelerou de forma inédita a transformação digital.

Portanto, para se manter no mercado é necessário se adaptar a esse novo cenário, investindo em dois principais segmentos: inteligência artificial e hospedagem de dados em nuvem. De modo a oferecer melhor comunicação, maior eficiência do trabalho remoto e, com isso, realizar uma transformação digital no escritório — que pode, inclusive, passar a ser virtual, em alguns casos.

Transformação digital

A tecnologia é uma ferramenta essencial para possibilitar o trabalho remoto de forma eficaz, afinal, é necessário que o sistema das empresas seja acessado de diferentes locais, com rapidez, e que processos que antes eram manuais sejam automatizados.

Para que isso seja possível, é essencial investir na transformação digital, ou seja, na utilização da tecnologia a fim de melhorar o desempenho e garantir resultados ainda melhores. Sendo assim, é necessário realizar mudanças estruturais no escritório, como a digitalização dos processos e dados, possibilitando o acesso facilitado de todos os colaboradores.

Nesse momento, a criatividade é essencial para que os negócios se reinventem. Já vimos entregas realizadas por drones, lives que substituem eventos ao vivo, aplicativos de pagamentos, educação formal a distância, etc. Certamente, quando a pandemia acabar, não voltaremos ao antigo normal.

Comunicação virtual

Com esse avanço tecnológico, a comunicação online precisará ser eficiente, gerando uma gestão ágil e eficaz.

Para isso, as videoconferências são de extrema importância, tanto para a comunicação da equipe como também para agilizar o atendimento de clientes, treinamentos, entre outras atividades.

Para ter uma comunicação virtual eficiente, os processos internos precisam ser mudados, aumentando a transparência entre a liderança e os colaboradores, a fim de realizar uma gestão eficaz e positiva mesmo a distância.

Nesse novo cenário de trabalho, é importante que a colaboração e a confiança sejam incentivadas, onde o líder ou gestor não irá supervisionar o horário que o colaborador trabalha, mas se ele realiza todas as entregas necessárias nos prazos estipulados.

As mudanças no escritório pós pandemia são previstas tanto no dia a dia de trabalho como também em relação a mudança de layout, como no design de ambientes, móveis e tecnologia – evitando portas, contato desnecessário, presença de muitos elementos sobre as mesas, proximidade e também superfícies e materiais que dificultem a limpeza.

Além disso, o trabalho tende a ser cada vez mais virtual e digital, reduzindo a necessidade de muitas pessoas estarem em um mesmo ambiente ou que transitem diariamente, entrando em contato com diversas outras. Por isso, a transformação digital é um caminho que será cada vez mais forte e essencial no escritório pós pandemia.

Gostou deste texto? Então, aproveite a visita ao blog e veja também como usar a realidade virtual na arquitetura — assim, você saberá como implementar de forma eficiente a transformação digital em seu escritório.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

× Como posso te ajudar?